Secara umum, definisi dan pengertian Business Letter atau Surat Bisnis adalah Surat yang digunakan oleh Seseorang, Lembaga Organisasi atau Institusi yang menyampaikan pesan-pesan bisnis secara tertulis kepada pihak lain dengan menggunakan media tertentu baik itu berupa pengiriman Surat via Pos, Faksmilie, Telepon ataupun lewat jalur Internet. Adapun sebuah surat memiliki bagian-bagian dan fungsi nya yakni :
Letter Head (kepala surat)
Letter Head atau biasa disebut dengan kepala surat. Terletak di paling atas bagian dari sebuah surat. Baik surat personal, per usahaan, atau untuk pemerintahan. Kepala surat tersebut berisikan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, faksimili, email perusahaan, website, logo, dll.
Date (tanggal)
Tanggal surat berfungsi untuk memberitahu kepada si penerima surat kapan surat itu ditulis. Tanggal surat terletak pada kanan surat pembaca. Dalam penulisan tanggal nama bulan tidak boleh disingkat atau ditulis dengan angka saja. Dalam penulisan tanggal dibedakan menjadi dua jenis, yaitu menggunakan gaya penulisan British Style dan American Style. contoh :
- British Style
Gaya penulisan tanggal British sama dengan gaya penulisan tanggal pada gaya Bahasa Indonesia. Hanya saja pada British Style ditambahkan akhiran bilangan bertingkat seperti 1st, 2nd, 3rd, dst. Posisi tanggal terletak di kanan atas surat.
- American Style
Gaya penulisan tanggal American Style nama bulan ditempatkan di posisi awal disusul dengan tanggal di akhiri tanda koma dan tahun. Posisi tanggal terletak di kiri atas Surat.
Inside Address (alamat yang dituju)
Berisikan nama dan alamat yang ditujukan, terletak di bagian kiri atas sebuah surat. Biasanya, dalam penulisan Inside Address selain nama dan alamat penerima, disertakan juga nama lengkap beserta jabatan dan disertai dengan kodepos dan Negara yang ditujukan.
Salutation (salam pembuka)
Salam pembuka terletak di bagian bawah alamat dan sebelum isi Surat. Berfungsi sebagai salam pembuka atau tanda hormat penulis. Salam pembuka dituliskan di sebelah kiri. Huruf pertama awal kata dituliskkan Huruf Kapital, sedangkan kata yang lain dituliskan Huruf Kecil. Ada dua jenis salam pembuka dalam penulisan surat British dan American Style. berikut :
- British Style : Dear Sir, Dear Miss, Dear Mrs.
- American Style : Dear Sir or Madam :
" Perlu di ingat, bahwa dalam penulisan salam pembuka pada British Style akan di akhiri dengan tanda Koma (,). Sedangkan American Style, dalam penulisan salam pembuka akan di akhiri dengan tanda Titik dua (:) ".
Body (isi surat)
Isi surat merupakan bagian dari pokok surat berisi pesan atau informasi yang penulis ingin sampaikan secara detail kepada penerima. Pesan yang tertulis dalam surat harus jelas dan langsung pada pokok permasalahan yang akan dibahas.
Complimentary Close (salam penutup)
Salam penutup dari sebuah isi surat berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis. Huruf awal kata salam penutup ditulis dengan huruf Kapital. Sedangkan kata yang lainnya ditulis dengan huruf Kecil.Sesudah salam penutup diberi tanda koma, dan biasanya salam penutup berupa kalimat " Your faithfully, Yours trully, Yours sincerely".
salam penutup dibagi menjadi dua jenis, sebagai berikut :
- British Style : Dear madam, Dear Sirs, Dear Mr, Dear Miss, Dear Mrs, Yours Sincerely, Sincerely, With Best Wishes.
- American Style : Sir, Madam, Gentlemen, Your Obedient Servant, Sincerely Yours.
Signature (Tanda tangan)
Tanda tangan, bagian ini adalah Tanda tangan penulis yang terletak pada sisi kanan bawah pembaca surat, beserta nama jelas penulis Surat.
============================================================= Setelah kita mengetahui bagian - bagian pada Surat, disini saya akan memberikan contoh beberapa Surat Bisnis dalam British Style dan American Style. Contoh nya seperti berikut :
- Surat British Style
THOMAS & CO. LTD
Regrent Street 123
London W.I
Ref : DS/RC 25 June 2001 The Krakatau Steel Engineering Co, Cilegon West Java
Dear Sir,
Subject Request for Catalogue
We saw your a advertisement in the "Metal Worker" a few days ago and interested in your steel products. Please let us have the details of your product together with the sample, terms of payment and the price list. If the quality is satisfactory and the terms are reasonable, we will place a large ordersoon. Could you give us details of discount and the fastest delivery please,
We hope to receive your reply soon.
yours faithfully,
Mr. Doris Sales Manager
- Surat American Style
3519 Front Street Mount Celebres, CA 65286
October 5, 2004
Ms. Betty Johnson Accounts Payable The Cooking Store 765 Berliner Plaza Industrial Point, CA 68534
Dear Ms. Johnson: It has come to my attention that your company, The Cooking Store has been late with paying their invoices for the past three months. In order to encourage our customers to pay for their invoices before the due date, we have implemented a discount model where we'll give you 2% off your invoice if you pay us within 10 days of receiving the invoice. I hope that everything is going well for you and your company. You are one of our biggest customers, and we appreciate your business. If you have any questions, feel free to contact me at (555) 555-5555.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar